Mise à jour : 05/10/2026
Vous préparez votre démarche Qualiopi et vous avez déjà commencé à rassembler des documents. Un programme, une convention, des questionnaires, peut-être plusieurs modèles trouvés ici ou là. Mais par quoi commencer pour que tout cela corresponde à votre activité ?
Lors du premier échange, je vous propose de décrire le déroulement d’une formation dans votre structure. Comment la demande arrive, qui s’en occupe, quelles informations sont transmises et ce qui se passe après la session. Nous pouvons ensuite regarder vos documents avec ce parcours en tête.
Commencer avec ce que vous faites déjà
Pour ce premier travail, choisissez une formation récente dont vous connaissez le déroulement. Si vous démarrez votre activité, nous pouvons aussi partir du parcours que vous envisagez, en distinguant clairement ce qui existe et ce qui reste à mettre en place.
Rassemblez les éléments qui retracent la formation : la demande de départ, les échanges avec le client, le programme, les informations envoyées au formateur et aux participants, puis les retours de fin de formation.
Vous pouvez présenter les documents dans leur état actuel. Nous examinons leur usage : les informations qu’ils contiennent, les personnes qui les consultent et les actions qu’ils permettent de suivre.
Suivre le parcours de l’information
Prenons un exemple fictif. L’entreprise précise par mail qu’elle souhaite travailler un usage particulier d’un logiciel. Cette information est utile à la préparation. Où est-elle conservée ? Qui la transmet au formateur ? Le programme et les exercices peuvent-ils en tenir compte ?
Nous suivons ensemble ce parcours : où la demande est conservée, comment elle est transmise et si une précision est attendue. Cette observation permet de déterminer si les supports existants couvrent le besoin ou si une adaptation est à prévoir.
Séparer les pratiques actuelles des projets
Pendant le rendez-vous, nous distinguons les pratiques mises en œuvre des évolutions envisagées. Cela permet de décrire le fonctionnement actuel et d’identifier séparément les actions restant à réaliser.
Je vous propose de noter d’un côté le fonctionnement actuel et de l’autre les changements souhaités. Pour chaque changement, précisez ce qu’il faut faire et qui peut le confirmer. Vous obtenez une base de travail qui tient compte de votre réalité.
Cette distinction permet de repérer les actions qui peuvent être engagées et celles qui dépendent d’une information, d’un outil ou de l’intervention d’une autre personne.
Comprendre à quoi sert chaque document
Pour chaque support, nous pouvons reprendre trois questions : qui le renseigne, à quel moment et pour quoi faire ensuite ?
Un questionnaire de besoins, par exemple, peut aider à préparer la formation. Nous précisons qui lit les réponses et quelle suite leur est donnée. Une rubrique toujours vide peut aussi être l’occasion de revoir une question ou de clarifier le rôle de chacun.
L’accompagnement vise à vous permettre de renseigner les documents, d’expliquer leur fonction et d’identifier les adaptations nécessaires lors d’une nouvelle session.
Relier ce travail aux exigences applicables
Le dossier choisi donne une première vue de votre fonctionnement. Nous le rapprochons ensuite des exigences qui concernent votre activité, puis nous examinons les autres sujets nécessaires à la préparation. Une seule session ne montre pas toute l’organisation d’un organisme.
La démarche décrite ici est ma façon de commencer l’accompagnement. Le dossier de départ et les supports proposés ne constituent pas une liste de documents imposés par Qualiopi.
Pour retrouver le cadre officiel, consultez la page du ministère consacrée au référentiel national qualité et à son guide de lecture. Référentiel national qualité et guide de lecture Qualiopi.
Préparer un premier échange
Pour préparer un premier échange, vous pouvez sélectionner un dossier de formation et en décrire le déroulement. Nous pourrons regarder ce qui est en place, les questions à éclaircir et les prochaines étapes.
Vous trouverez les modalités de mon accompagnement sur la page dédiée. Découvrir l’accompagnement Qualiopi de ConForm’IT.